§1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu internetowego amaia.pl, formularzy kontaktowych, rozmów telefonicznych oraz innych kanałów komunikacji jest:
Ecomerco - Jakub Janus (Amaia Real Estate)
ul. [Czarnieckiego 3/5 59-400], Jawor
NIP: [6951531852] | REGON: [384997270]
E-mail: biuro@amaia-estate.coml
Telefon: +48 500 453 588
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio pod wskazanym powyżej adresem e-mail lub pocztą tradycyjną na adres siedziby Administratora.
§2. Podstawy Prawne Przetwarzania
Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781). W zależności od celu przetwarzania Administrator opiera się na jednej z następujących podstaw prawnych:
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (np. zapis na newsletter, pliki cookies marketingowe);
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (np. obsługa zapytań o nieruchomości, pośrednictwo w transakcji);
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, AML/KYC wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy);
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. marketing bezpośredni własnych usług, dochodzenie roszczeń, analityka strony, bezpieczeństwo systemów).
§3. Cele i Zakres Przetwarzania Danych
3.1 Obsługa zapytań i pośrednictwo nieruchomościowe
Imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, informacje o poszukiwanej lub oferowanej nieruchomości, dane finansowe niezbędne do oceny zdolności kredytowej lub weryfikacji tożsamości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Okres przechowywania: czas trwania relacji oraz 5 lat po zakończeniu dla celów podatkowych i dokumentacyjnych.
3.2 Marketing i komunikacja
Adres e-mail, numer telefonu (przy wyrażeniu zgody na komunikację SMS), preferencje dotyczące nieruchomości. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO. Dane przetwarzane są do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu.
3.3 Analityka i optymalizacja serwisu
Dane techniczne (adres IP, typ przeglądarki, czas sesji, odwiedzane strony) zbierane za pośrednictwem plików cookies i narzędzi analitycznych (Google Analytics, Meta Pixel). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a (cookies nieniezbędne) lub f RODO (cookies niezbędne). Szczegóły w §8.
3.4 Wypełnienie obowiązków prawnych (AML/KYC)
W transakcjach o wartości powyżej progów określonych w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu Administrator ma obowiązek weryfikacji tożsamości stron. Zakres: imię i nazwisko, PESEL lub data urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, kraj zamieszkania, ewentualnie źródło pochodzenia środków finansowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Okres przechowywania: 5 lat od zakończenia transakcji.
3.5 Rekrutacja
Dane zawarte w CV i liście motywacyjnym (imię i nazwisko, dane kontaktowe, przebieg kariery zawodowej). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO oraz art. 221 Kodeksu pracy. Dane nie są przechowywane po zakończeniu procesu rekrutacyjnego bez wyraźnej zgody kandydata na przyszłe rekrutacje.
§4. Odbiorcy Danych
Administrator może przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w §3:
Podmioty przetwarzające (procesorzy) na podstawie umów powierzenia przetwarzania: dostawcy systemów CRM (Airtable), narzędzi do wysyłki e-mail, platform SMS (np. n8n, zewnętrzni dostawcy API), dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej;
Kancelarie prawne i biura rachunkowe współpracujące z Administratorem;
Banki i instytucje kredytowe – w zakresie niezbędnym do finalizacji transakcji nieruchomościowych;
Notariusze i pośrednicy notarialni uczestniczący w transakcjach;
Portale ogłoszeniowe i platformy MLS – w zakresie prezentacji ofert (bez danych osobowych sprzedających powyżej minimum wymaganego przez portale);
Organy publiczne i regulatorzy – na podstawie obowiązujących przepisów prawa (GIIF, organy podatkowe, sądy);
Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (Google LLC, Meta Platforms Ireland Ltd.) – szczegóły w §8.
Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim i nie udostępnia ich w celach innych niż wskazane w niniejszej Polityce.
§5. Przekazywanie Danych Poza EOG
Część dostawców narzędzi (Google Analytics, Meta Pixel) ma siedziby w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych do tych podmiotów odbywa się na podstawie:
Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
Decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (jeśli dotyczy);
Dobrowolnej, świadomej zgody użytkownika (art. 49 ust. 1 lit. a RODO).
Użytkownik może uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@amaia.pl.
§6. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa, z których mogą Państwo skorzystać kontaktując się z Administratorem:
Prawo dostępu (art. 15 RODO) – uzyskanie informacji o przetwarzanych danych oraz ich kopii;
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych;
Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO, "prawo do bycia zapomnianym") – żądanie usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy cofnięto zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania;
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądanie ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w przepisach;
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie lub ich przekazanie innemu administratorowi;
Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym profilowania oraz marketingu bezpośredniego;
Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody;
Prawo do wniesienia skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie narusza RODO.
Administrator odpowiada na wnioski bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni kalendarzowych. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym Administrator informuje wnioskodawcę.
§7. Okresy Przechowywania Danych
Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawnych:
Dane z formularzy kontaktowych – 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doszło do nawiązania współpracy;
Dane związane z umowami pośrednictwa – czas trwania umowy + 5 lat (termin przedawnienia roszczeń);
Dokumentacja transakcji nieruchomościowych – 5 lat od zakończenia transakcji (obowiązki podatkowe i AML);
Dane marketingowe (newsletter, SMS) – do cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu;
Logi systemowe i dane analityczne – do 26 miesięcy (zgodnie z polityką Google Analytics);
Dane kandydatów do pracy – czas trwania rekrutacji, a przy wyrażonej zgodzie na przyszłe rekrutacje – 12 miesięcy.
Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.
§8. Pliki Cookies i Narzędzia Analityczne
8.1 Rodzaje plików cookies
Cookies niezbędne (strictly necessary) – wymagane do prawidłowego funkcjonowania serwisu; nie wymagają zgody;
Cookies funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika (np. język, region); wymagają zgody;
Cookies analityczne – Google Analytics 4 (z włączoną anonimizacją IP); wymagają zgody;
Cookies marketingowe – Meta Pixel, remarketing Google Ads; wymagają wyraźnej zgody.
8.2 Zarządzanie zgodą
Przy pierwszej wizycie w serwisie wyświetlany jest baner cookie (Consent Management Platform, CMP). Użytkownik może w każdej chwili wycofać lub zmienić ustawienia zgody, klikając link "Ustawienia prywatności" widoczny w stopce strony lub bezpośrednio w ustawieniach przeglądarki.
8.3 Czas przechowywania cookies
Cookies sesyjne wygasają po zamknięciu przeglądarki. Cookies trwałe przechowywane są przez okresy wskazane w tabeli dostępnej w Centrum Prywatności na stronie amaia.pl/prywatnosc, nie dłużej jednak niż 24 miesiące.
§9. Bezpieczeństwo Danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych, w tym:
Szyfrowanie transmisji danych przy użyciu protokołu TLS/SSL (HTTPS);
Kontrolę dostępu opartą na zasadzie minimalnych uprawnień (least privilege);
Pseudonimizację danych w środowiskach testowych i analitycznych;
Regularne szkolenia pracowników i współpracowników z zakresu ochrony danych;
Polityki retencji i procedury bezpiecznego usuwania danych;
Monitorowanie systemów IT pod kątem nieuprawnionego dostępu.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator powiadomi właściwy organ nadzorczy (UODO) w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, a osoby, których dane dotyczą – jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla ich praw i wolności.
§10. Profilowanie i Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji
Serwis amaia.pl może prowadzić profilowanie w celach marketingowych – tj. analizę danych (np. przeglądanych kategorii nieruchomości, historii wyszukiwań) w celu dopasowania wyświetlanych ofert i treści reklamowych do zainteresowań użytkownika. Profilowanie odbywa się wyłącznie za zgodą użytkownika.
Administrator nie stosuje w stosunku do użytkowników zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub istotnie wpływającego na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.
§11. Dane Kontaktowe i Skargi
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:
E-mail: biuro@amaia-estate.com
Adres korespondencyjny: Amaia Real Estate, ul. Wiarusów 18/8, Warszawa
Telefon: +48 500 453 588
Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl.
§12. Zmiany Polityki Prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w każdym czasie. Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie amaia.pl/polityka-prywatnosci i opatrzone datą aktualizacji. W przypadku zmian istotnie wpływających na prawa użytkowników Administrator poinformuje o nich w sposób widoczny w serwisie lub drogą elektroniczną (e-mail do zarejestrowanych użytkowników).
Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 1 maja 2025 r. Poprzednie wersje dokumentu są dostępne na żądanie pod adresem e-mail Administratora.